プレスリリースの役割とは?基本構成と注意点の解説

武田 知也

プレスリリースとは?

広報・PR活動に欠かせないプレスリリース。そもそもプレスリリースの意味をご存知でしょうか?

プレス/Press
訳:報道機関・新聞社・マスコミ

リリース/Release
訳:<ニュース・情報などを>公表する(公開する)

プレスリリースとは、新聞社やマスコミなどの報道機関向けに、ニュース・情報を公表・告知・提供することを意味する造語です。
ニュース・情報はほとんどの場合、文書にして発表するため文書そのものもプレスリリースと呼びます。

プレスリリースに掲載する情報にはニュース性や新規情報が含まれている必要があります。

また、プレスリリースは会社・団体が提供する公式の情報になります。一度公開した情報は、信頼性のある情報として社会に配信されます。

プレスリリースの役割


プレスリリースを届ける相手は、・新聞社・雑誌社などメディアを持つ報道機関の記者たちです。記者は日々配信される大量のプレスリリースに目を通し、その中から記事になる情報を探しています。

プレスリリースは新商品・新サービスをメディア関係者に取り上げてもらうための「手紙」のような存在です。

記者が扱うのは、価値のあるニュース(ニュースバリュー)です。
新商品・新サービスのどの部分に掲載するに値する「価値」があるのか伝えることが、プレスリリースの役割です。
記者にとってプレスリリースとは記事を書くための素材になります。

ニュースバリュー/News value
報道に値すると認められる、ニュースの重要性・価値。

プレスリリースの基本構成

記事にしてもらうためには、内容が伝わることが第一です。ここではプレスリリースに必要な基本項目について解説します。

タイトル

記事なるかどうかは、タイトルがすべてといっても過言ではありません。
最も重要な点をインパクトのある言葉で表現します。文字数は30文字までを目安にしましょう。
インパクトを求めるあまり、誇張のしすぎや「!」「⁉︎」の乱用は逆に敬遠されるため注意が必要です。

見出し(リード文)

プレスリリースの内容を300文字程度を目安に簡潔にまとめます。タイトルと見出しを読めば、おおよその内容を把握できるようにします。

本文

本文では5W1Hの構成
「When:いつ」「Where:どこで」「Who:だれが」「What:何を」「Why:なぜ」「How:どのように」に当てはめて、整理された文章を書きましょう。

本文で意識したいのはニュース性・トレンド性です。
記者が記事にするほとんどの情報は、話題のニュースや流行りの情報が含まれています。「今」である必要性をストーリーにし、本文に盛り込むことで、記事にしてもらえる確率が高まります。

注意したいのは、目立つプレスリリースにしようと、唐突な文章や冗長的な文章を書いてしまうことです。狙ってやるならそれも面白いのですが、読み手側に正確に伝わるとは限りません。
どれだけオリジナリティのある商品・サービスでも、情報を明解に伝えることが大切です。専門用語の多用や、過度な宣伝文句も避けましょう。

画像・補足資料

アイキャッチになる、商品・サービス、またはイベントやキャンペーンなどの写真やイラストは必ず添付します。画像は文章で説明する以上の情報を直感的に伝えることができます。タイトルに並び重要な要素です。
画像はSNS投稿や、プレスリリース配信サイトのサムネイルとして目立つ場所にも使用されます。記者の立場に立ち、メディア掲載時に使い勝手のよい画像を選びましょう。

会社概要・問い合わせ

会社概要には所在地、事業内容、代表者等を明示します。必須ではありませんが、企業情報を掲載することで、認知度向上や信頼度を得ることができます。

問い合わせ先には、会社名、担当者氏名、電話番号、ファックス、メールアドレス、自社ウェブサイトを掲載します。問い合わせ先は必ず記載します。

この問い合わせ先は記者向けのため、プレスリリースの内容で一般向けの問い合わせ先が必要な場合は分けて記載します。

プレスリリースの注意点

情報の誤り・誤字脱字

プレスリリースは、企業・団体が提供する公式な文章です。掲載媒体によっては、プレスリリースの文章がそのまま使用され世の中に広がります。

一度配信したプレスリリースの訂正、または取り下げは非常に難しいため、誤表記・誤情報に注意し、内容の確認を慎重に行いましょう。
誤字・脱字にも同じことが言えます。配信後の修正はできないものと考え、細心の注意を払います。

プレスリリース配信の一例

・新商品・新サービスを発表
・既存商品・既存サービスのリニューアル
・改訂・価格変更
・イベント・キャンペーンの開催告知
・イベント・キャンペーンの開催報告
・調査などの結果発表
・業績・功績の発表
・会社設立・合併・業務提携
・人事発表
・決算・株主関連の報告

プレスリリースの公開日は、商品・サービスリリースの当日、人事や会社組織に関連も発表当日の配信が一般的です。イベントの開催告知などは開催日の数週間〜2ヶ月前にはプレスリリースを配信するのがよいでしょう。ターゲットや掲載メディアによってベストタイミングは異なります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
プレスリリースの作成コツは、書く前に情報を整理し、構成を練ることです。時間の許す限り、タイトルと画像にはこだわりたいですね。

また、せっかく作成したプレスリリースも、タイミングを逃しては効果が半減します。メディアに取り上げてもらえる可能性を少しでも高めるためにも、戦略的に配信していきたいところですね。

京都広告デザイン.comでもプレスリリースの配信代行を行っています。プレスリリースや広報にお困りの方は、お問い合わせフォームまたはお電話でお気軽にご相談ください。

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