【今すぐ使える】伝わる企画書・プレゼン資料の３つコツ｜PowerPoint・Keynote
「新しい生活様式」がはじまり、１年が過ぎました。
リモートワークやZoomMTGなどの言葉も定着し、今まで対面だったやりとりをオンラインで行うことも増えてきたのではないでしょうか？
働き方が変わったことで、今まで以上に重要になってきたものがあります。
それは「書き言葉」の力です。
オンライン上でも、会話の流れやニュアンスを読み取る「会話力」は必要です。しかし、オンラインミーティングの最中、ディスプレイに表示されているのは、話をしている相手の顔ではなく、PowerPointやKeynoteで作成された、企画書・プレゼン資料の共有画面ではないでしょうか？
話し言葉より書き言葉への変化はあらゆる場面で感じられるようになってきました。しかし、言葉を書く能力は一朝一夕で身につくものではありません。
今回はちょっと意識するだけでPowerPointやKeynoteの企画書・プレゼン資料が読みやすくなるコツを紹介します。
どれだけ優れた企画内容であっても、伝わらなければ価値がありません。
伝わる＝読みやすさは、企画内容と同じぐらい重要です。
1.ひとつのスライドに、ひとつの内容
このコラムのプレゼン資料を２パターン制作しました。
A.複数の内容を１ページにまとめた資料
B.１ページに１内容の資料
AとBのどちらが読みやすいと思いましたか？また、実際に自分でプレゼンをするならば、どちらの資料を使いたいでしょうか？
ひとつのスライドごとに情報が分かれていると、伝える人も聞く人も１ページごとに内容を理解しながらプレゼンを進めることができます。
注意点としては必ずページ番号を付けるようにします。ちょっとした工夫ですが、あるとないのでは、プレゼン後の質疑応答等の進行に大きく影響します。
2.抽象的な表現を使わない
抽象的な言葉は伝えたい内容の輪郭をぼんやりさせ、明解さを失います。カタカナや強調語、言葉を過剰に装飾した文章は読みにくさが増します。
架空の化粧水のサンプル文章を２パターン用意しました。
どちらが興味を惹く文章になっているでしょうか？
サンプル文章１では一見するとナチュラルで肌によさそうな化粧水ですが、よく読むと商品の魅力となる根拠がまったく伝わってきません。
「天然原料」や「こだわり」など耳馴染みの良い言葉を並べているだけです。
サンプル文章２では、曖昧な表現を避けて、成分や数字といった事実を並べています。商品の魅力の根拠を示すことで、商品購入の動機付けになります。
ついつい便利で使いがちな「こだわり」「特別」などといった、抽象表現が多用されていないかを意識するだけで、すっきりと伝わる文章になります。
また「ナチュラル」「ストーリー」「デザイン」などカタカナ言葉も抽象的な言葉の代表例です。
曖昧な言葉を削り、根拠のある事実を中心に文章を構成しましょう。
3.最大限文字を大きくする
以下の２枚は、同じ言葉を文字の大きさだけ変えて作りました。
どちらのほうが内容が伝わってきますか？
今回紹介する中でもっとも重要と言ってもいいコツが文字を大きくすることです。
企画書作りに夢中になっているとついつい情報を詰め込みすぎて、文字が小さくなってしまいます。
シンプルなコツですが、効果は抜群です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は知っているだけで使うことができる、書き言葉を伝えるための３つのコツについてご紹介しました。
どれも基本的なコツではありますが、この３つを押さえるでも格段に見やすい企画書・プレゼン資料作りができるはずです。
会話から書き言葉へ。その変化に気が付き、書き言葉の伝え方を身につけた人ほど、今後ますます活躍できる場面が増えるのではないでしょうか。
